作為企業(yè)辦公室管理工作的一部分，企業(yè)文秘基礎(chǔ)工作內(nèi)容涵蓋較多，看似比較瑣細(xì)，顯得不那么重要，但對(duì)企業(yè)的傳承發(fā)展作用不可忽視。作為從事文秘崗位的一名普通員工，我認(rèn)為做好文秘基礎(chǔ)工作需要從以下幾點(diǎn)著手。
1、做好檔案管理工作
檔案整理工作必須從日常做起。要隨時(shí)保有“檔案”意識(shí)，時(shí)刻將“檔案”兩個(gè)字裝在自己的頭腦里。要有對(duì)企業(yè)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作持續(xù)化、平?；?，認(rèn)真做好檔案原始資料的收集、整理、分類、保存。收集資料時(shí)，應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理，將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，并進(jìn)行分類歸檔，以備日后的工作中隨時(shí)查閱和調(diào)用。在搜集整理原始檔案時(shí)，更要心中裝著標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真檢查原始檔案是否完備，是否存在手續(xù)不全、附件不全等問題，任何時(shí)候都確保檔案完備、及時(shí)、有用、客觀、規(guī)整。
2、做好企業(yè)證照、印章管理工作
企業(yè)的各類證照和印章是企業(yè)進(jìn)行規(guī)范經(jīng)營的重要憑證和工具，是企業(yè)身份和權(quán)力的證明。在對(duì)外業(yè)務(wù)工作中，經(jīng)常會(huì)使用到企業(yè)證照和印章，它們的使用管理關(guān)系著企業(yè)正常經(jīng)營管理活動(dòng)的開展，如管理使用混亂很可能會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重后果。因此，必須嚴(yán)格保管企業(yè)證照和印章，并按規(guī)章制度規(guī)范使用，做到專人管理，經(jīng)逐級(jí)審批后使用。去年7月，總經(jīng)理辦公室對(duì)公司印章進(jìn)行了普查理順，進(jìn)一步規(guī)范了印章管理。印章的刻制、變更、注銷、保管等工作統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)，保證了公司印章的規(guī)范性和嚴(yán)肅性，有效地維護(hù)公司利益。
3、與時(shí)俱進(jìn)，建立電子檔案，促進(jìn)信息共享
隨著社會(huì)形勢(shì)的變化和電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)于文秘工作的規(guī)范性和信息化要求越來越高。通過系統(tǒng)軟件建立電子檔案推動(dòng)企業(yè)信息化管理，是檔案管理的發(fā)展要求。各部門的檔案信息可按照保密層級(jí)的劃分，將那些便于共享的電子檔案在局域網(wǎng)進(jìn)行共享，有利于提高信息透明度，最大限度地促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的信息化管理，減少檔案申請(qǐng)、審批、使用各個(gè)環(huán)節(jié)工作和時(shí)間、交通成本，進(jìn)一步提高各個(gè)環(huán)節(jié)的工作效率。我們將與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)電子檔案和傳統(tǒng)檔案的管理工作，為公司各部門提供更好的服務(wù)。
（總經(jīng)理辦公室 馬小雪）
