淺談辦公室工作專業(yè)化
2013年，公司定位為專業(yè)化的落實(shí)年。辦公室專業(yè)化應(yīng)包括如下幾方面。
1、文檔管理專業(yè)化：
一是檔案收集專業(yè)化。檔案是公司成長發(fā)展歷程的見證，檔案的缺失有時(shí)會造成無法彌補(bǔ)的遺撼。提高檔案管理專業(yè)化認(rèn)識，日常要注重原始資料的收集，對企業(yè)的重大活動(dòng)以及經(jīng)營活動(dòng)過程中的特殊事件，并通過文字、圖表、電子、影像等多種形式，留存完整的歷史記錄。二是檔案管理必須規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。要嚴(yán)格按檔案條例及公司要求，制定統(tǒng)一的文書檔案標(biāo)準(zhǔn)，做好整理、分類、保管和提供利用等工作，以信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化提升檔案的專業(yè)化水平克，同時(shí)服各自為術(shù)、各自為范的局面。
2、會議、文案專業(yè)化：
一次高效的會議，應(yīng)做好會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)、會后總結(jié)三方面工作。會前準(zhǔn)備要細(xì)致全面，會中服務(wù)要主動(dòng)規(guī)范，會后總結(jié)要引導(dǎo)提升。要在細(xì)節(jié)上下功夫，在流程上完善，切實(shí)杜絕形式主義，進(jìn)一步提高會議質(zhì)量，增強(qiáng)會議效果。會議的組織做到：籌劃縝密、主持簡潔、嚴(yán)格議程、準(zhǔn)時(shí)守紀(jì)、迅速務(wù)實(shí)。文案撰寫做到：準(zhǔn)確、充分、高效、求是。
3、編輯工作專業(yè)化：
一是組織選擇稿件專業(yè)化。每篇文章的選擇修改，從文章立意、標(biāo)題擬定到文字修改等都需要花一番功夫。文字的表達(dá)要言之有情、言之有物，對稿件內(nèi)容的選擇要審時(shí)度勢，抓住“熱點(diǎn)”。二是要有敏捷的思維力，捕捉新聞要快。對公司的戰(zhàn)略部署和政策精神，及時(shí)進(jìn)行解讀宣傳，把握輿論導(dǎo)向；對員工關(guān)心的熱點(diǎn)開展討論，及時(shí)跟進(jìn)；三是較強(qiáng)的組織指導(dǎo)力。應(yīng)時(shí)刻把握為經(jīng)營服務(wù)的宗旨，經(jīng)常組織“戰(zhàn)役性”報(bào)道，適時(shí)開辦新欄目，制定宣傳方案、采訪策劃、組織報(bào)道等，同時(shí)要與通訊員密切聯(lián)系，幫助他們出主意想點(diǎn)子，指導(dǎo)具體的新聞采編。
4、車輛管理專業(yè)化：
在健全車輛管理制度（包括車輛安檢、維護(hù)、使用、監(jiān)督等方面）的前提下，確保車輛安全、行駛安全、滿足運(yùn)營支撐。車、路、人等因素時(shí)刻影響車輛安全，在做好定期養(yǎng)護(hù)的同時(shí)，要堅(jiān)持做到“三檢”，即出車前、行車中、收車后，檢查車輛各部件的安全，同時(shí)做好定期維護(hù)檢修；確保行駛安全，包括對駕駛員的管理考核和培訓(xùn)（安全技能、交通法規(guī)、業(yè)務(wù)知識）兩方面；滿足運(yùn)營支撐。還要進(jìn)一步細(xì)化流程，強(qiáng)化管理員、司機(jī)的成本意識，提高車輛利用效率。
5、外聯(lián)接待專業(yè)化：
辦公室接待工作必須做到熱情周到、耐心細(xì)致、規(guī)范有序、客人滿意。一是認(rèn)真細(xì)致地做好接待前準(zhǔn)備，在接到來訪者的通知或電話后，了解清楚來訪客人的身份、目的等，立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；二是考慮周到，提前安排，在掌握情況后，對接下來的接待工作進(jìn)行充分考慮，包括所需材料的準(zhǔn)備、會晤地點(diǎn)的確定、結(jié)束送行的禮節(jié)及其他有關(guān)注意事項(xiàng)等，并征求領(lǐng)導(dǎo)意見，按照領(lǐng)導(dǎo)要求進(jìn)一步完善接待工作；三是熱情周到地做好接待中服務(wù)，在具體接待工作中，要安排好迎接、會務(wù)、餐飲等工作，并注意搞好協(xié)調(diào)配合，使各個(gè)環(huán)節(jié)銜接妥當(dāng)；四是及時(shí)做好接待后總結(jié)，整個(gè)接待活動(dòng)結(jié)束后，要對本次活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)，找到存在的問題或不足，對不足之處進(jìn)行彌補(bǔ)改進(jìn)。
（總經(jīng)理辦公室 田秀軍）
